Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc

RESOLUCIÓN 008-2021

(Por la cual se adoptan las políticas de privacidad y tratamiento de la información de la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc).

El Rector de la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc, en ejercicio de sus facultades estatutarias y en especial de las contenidas en los artículos: 17, artículo 22 numeral 9 y artículo 69 parágrafo primero expone:

Considerando

PRIMERO: Que la Ley 1581 de 2012 se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, el cual, de conformidad con su artículo 1°, tiene por objeto “(...) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

SEGUNDO: Que el Decreto 1377 de 2013 reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 y establece como objetivo en su artículo 1. “(…) reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”

TERCERO: Que, de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias, la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc debe contar con una política para el tratamiento de la información, en razón a la cantidad de datos que maneja en sus sistemas de información, para asegurar la privacidad y el manejo adecuado de aquella.

CUARTO: En virtud de lo anterior,

Resuelve:

ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar por medio de Resolución Rectoral las políticas de tratamiento de la información de la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc,

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

NOMBRE: Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc (en adelante UNICOC), entidad sin ánimo de lucro, con personería jurídica otorgada mediante la resolución 1384 del primero (1) de abril de 1975 por el Ministerio de educación Nacional, identificada con NIT. 860045054-1

DOMICILIO: Para todos los efectos se entiende como domicilio el Km 4.5 autopista Norte costado oriental.

CORREOS ELECTRÓNICOS: rectoria@unicoc.edu.co - direccionjuridica@unicoc.edu.co

TELÉFONO: +57-1 6683535.

II. MARCO LEGAL

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
Ley 1581 de 2012.
Decreto 1377 de 2013 y decretos 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
Jurisprudencia Constitucional.

III. DEFINICIONES:

Para efectos de la aplicación de la presente política se tendrán en cuenta las definiciones aquí consagradas así:

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable y dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
CAUSAHABIENTE: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o asociada a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS INDISPENSABLES: Se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de estos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
DATOS OPCIONALES: Se entienden como tal aquellos datos que UNICOC requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación, docencia, extensión, ofertas laborales, etc.
DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

La Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc, garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la intimidad, la privacidad, el buen nombre, la autonomía universitaria, y por tanto se regirá por los siguientes principios:

IV. PRINCIPIOS:

De manera armónica e integral, UNICOC aplicará los siguientes principios a todas las actuaciones que impliquen protección de datos personales, así:

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de estos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: UNICOC directamente y/o a través de las personas que manejen la información, está obligada a garantizar la reserva de la misma, revelándola solamente en los casos autorizados en la ley. Dicha obligación estará vigente inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento que se realice sobre los datos debe obedecer a una finalidad legítima según lo establezcan la Constitución Política y la Ley y deberá ser informada al titular de los datos personales.
PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El tratamiento de datos es una actividad reglada que en todo caso debe estar sujeta a las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento de los datos personales sólo se realizará bajo el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, administrativo o judicial que releve el consentimiento.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento de datos personales se debe garantizar al Titular su derecho de obtener de UNICOC en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

V. CATEGORÍAS DE REGISTRO DE DATOS:

UNICOC aplicará las siguientes categorías de registro de datos:

De los aspirantes a estudiantes de UNICOC: Los datos personales de los aspirantes serán recolectados con el propósito de gestionar el proceso institucional de inscripción y admisión de los estudiantes. Así mismo, podrán ser utilizados con el fin de promover las estrategias de mercadeo de los programas académicos y de la formación continuada de la Universidad.
Los Aspirantes a cargos: los datos personales de los aspirantes a cargos en la Institución serán recolectados con el propósito de gestionar el proceso de referenciación, en donde se identifica si el aspirante cumple con el perfil del cargo, si la persona no llega a ser convocada por la universidad se seguirá tratando su información personal durante un (1) año, identificando si aplica a nuevas ofertas laborales que se puedan llegar a presentar.
De los estudiantes de UNICOC: Los datos personales de los estudiantes y egresados serán tratados con el propósito de la gestión académica del estudiante, en lo relativo a inscripción de los cursos, reporte de las notas y evaluaciones y el avance en su respectivo programa académico. De igual manera, tanto con fines estadísticos y de reporte a las autoridades competentes como de certificación.
De los egresados de UNICOC: Los datos personales de los egresados de la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc, serán tratados con el propósito de soportar la información que acredite tal calidad. Así mismo, podrán ser utilizados con el fin de promover las estrategias de mercadeo de los programas académicos y de formación continuada de la Institución, al igual que las actividades previstas por UNICOC para vincular a los graduados en los procesos de acreditación institucional y de sus programas, así como para el de seguimiento a su desempeño profesional. De igual manera, con fines estadísticos, para el reporte a las autoridades competentes y para los usos de certificación.
De los Docentes de UNICOC: Los datos personales de los docentes de la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc, serán tratados con el propósito de atender las situaciones relativas a la relación laboral con la Institución. De igual manera, con fines estadísticos, para el reporte a las autoridades competentes y para la certificación que se requiera.
De los funcionarios administrativos de UNICOC: Los datos personales de los funcionarios administrativos de la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc, serán tratados con el propósito de atender las situaciones relativas a la relación laboral con la Universidad. De igual manera, con fines estadísticos, para el reporte a las autoridades competentes y para la certificación solicitada.
De los contratistas con UNICOC: Los datos personales de los contratistas y las partes en convenio vinculadas con la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc, serán tratados con el propósito de atender el cumplimiento del objeto definido en los respectivos actos jurídicos. De igual manera, con fines estadísticos, de reporte a las autoridades competentes y de certificación.
De los visitantes a UNICOC: Los datos personales de los visitantes a de las instalaciones de la Institución, laboratorios, clínicas y consultorio jurídico y centro de conciliación, serán tratados con el propósito de gestionar la seguridad interna de la misma, así como las medidas de bioseguridad en los controles de acceso y permanencia dentro de la Institución. Así mismo, con fines estadísticos y de reporte a las autoridades competentes.
De los pacientes en clínicas de UNICOC: Los datos personales de los pacientes de las clínicas de la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc, serán tratados con el propósito de gestionar las historias clínicas, así como las medidas de bioseguridad en el ingreso a las áreas asépticas de consultorios para el control y tratamiento odontológico dentro de la Institución. Así mismo, con fines estadísticos y de reporte a las autoridades competentes.

VI. EXCEPCIONES A LA AUTORIZACIÓN DE INFORMACIÓN:

Se consideran como excepciones a la autorización de información, datos, tratamiento, recolección, actualización, etc., las siguientes:

Información requerida por una Autoridad Pública.
Datos de Naturaleza Pública.
Casos de Urgência médica o Sanitária.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro civil de las personas.
A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.

VII. DATOS SENSIBLES:

Conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, se adopta y protege la definición de datos sensibles, como “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”.

Para el caso de datos personales sensibles se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, señala que los titulares de los datos personales ya mencionados en el artículo precedente de esta Resolución Rectoral, tendrán los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley;
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

IX. DEBERES DE UNICOC COMO TITULAR DE LA INFORMACIÓN:

La Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc, cuando actué como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.

X. PROTECCIÓN ESPECIAL DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

Respecto de los niños y adolescentes estos tendrán los siguientes derechos, los cuales se asegurarán de manera prevalente, quedando proscrito el tratamiento de datos personales de niñas, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá responder y respetar el interés superior de los menores y asegurar sus derechos fundamentales. En este sentido, el Estado y las entidades educativas de todo tipo deben proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

XI. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS:

La Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc, se reserva en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información por ser confidencial, acorde con la legislación, reglamentos, estatutos, resoluciones vigentes, pues se ciñe a los derechos fundamentales de la educación, la libre catedra, y principalmente la autonomía universitaria.

UNICOC procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

La Institución Universitaria Colegios de Colombia – Unicoc no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos que no le sean directamente atribuibles como responsable del manejo de la información.

XII. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

La autorización consiste en la manifestación inequívoca de parte del titular hacia el encargado y/o responsable del tratamiento, puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, Sitios Web o en cualquier otro formato que permita garantizar su protección.

Para efectos del tratamiento de los datos es necesaria la existencia del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos, UNICOC deberá conservar la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, UNICOC podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

Así mismo, los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. UNICOC establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. En este sentido, la revocatoria del consentimiento puede expresarse de forma total o parcial para las finalidades autorizadas.

XIII. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO:

Los datos personales de cualquier persona con la cual UNICOC tuviere establecida o estableciera una relación, de cualquier índole, podrán ser recolectados y tratados para:

Difundir información relacionada con cualquier programa y/o proyecto que desarrolle UNICOC directamente Y/o a través de terceros relacionados con esta.
Informar sobre oportunidades de empleos, becas, y otros proyectos que puedan beneficiar a los titulares de los datos.
Lanzar convocatorias de cualquier tipo relacionadas con la misión y objeto social de UNICOC
Realizar el envío de información relacionada con UNICOC y/o con cualquiera de las actividades que realice directamente o a través de terceros.
Realizar encuestas relacionadas con los servicios de UNICOC y/o de terceros asociados a esta o relacionados con esta.
Seminarios, conferencias, actividades, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por UNICOC y/o por terceros relacionados con esta.
Las demás que tengan relación directa con la misión y cumplimiento del objeto social de UNICOC.

Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.

XIV. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:

UNICOC ha designado como área responsable de velar por el cumplimiento de esta política a la Secretaria General, a través de su Secretario y al área de Recursos Humanos quienes deberán estar atentos para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales

XV. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES:

Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en UNICOC quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará a través del correo: secretariogeneral@unicoc.edu.co
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante UNICOC el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a UNICOC por el correo electrónico secretariogeneral@unicoc.edu.co
2. En el mismo deberá indicarse la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
3. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
4. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
5. Una vez recibido el correo con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
6. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c. Petición de actualización, rectificación y supresión de datos. UNICOC rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico secretariogeneral@unicoc.edu.co indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
d. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, a través del correo secretariogeneral@unicoc.edu.co. Si vencido el término legal respectivo, UNICOC, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

XVI. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA UNIVERSIDAD:

En caso de ser necesario, UNICOC podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con UNICOC

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, se tomarán las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con UNICOC y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe UNICOC, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

UNICOC podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

XVII. FUNCIÓN PROTECTORA DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE UNICOC:

La Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc como institución de Educación Superior, en los términos de la legislación vigente actuara como responsable del tratamiento de datos personales, de igual forma sus departamentos y dependencias académicas y administrativas actuaran como encargados del tratamiento de datos personales.

XVIII. ÁMBITO DE APLICACIÓN:

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de UNICOC; entre otras el uso de las imágenes y/o videos hechos dentro de la institución, bien para seguridad interna de la institución o en fiestas internas, cumpleaños, actividades puntuales o fuera de la institución, como excursiones, cursos, capacitaciones o cualquier otra actividad externa.

También el envío de las comunicaciones electrónicas, envío de comunicaciones vía celular, el envío de toda o parte la información a terceras entidades con las cuales la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc tiene convenios interinstitucionales.

La Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc podrá utilizar cookies para posteriores contactos de las personas que han accedido a este sitio.

ARTÍCULO SEGUNDO: En la página de internet de la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc, aparecerá resumida la política de privacidad y manejo de la información de la siguiente manera:

En relación con la información compuesta por nombre, dirección, teléfono o celular y correo electrónico, que es solicitada para acceder a este sitio, el usuario manifiesta que acepta y conoce que:

La información antes referida es solicitada por la Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc para efectos de acceder a los mecanismos interactivos, entre los que se encuentra unicoc.edu.co, y que el usuario es libre de suministrarla o no.

Los datos recibidos serán incorporados a una base de datos de la cual es responsable La Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc. La Institución tratará esta información de manera confidencial y únicamente para ofrecer los servicios de nuestros planes educativos, teniendo en cuenta siempre las garantías y reserva que imponen la Constitución Política, las normas sobre protección de datos personales y demás normas concordantes. Para estos efectos, Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, instalando las medidas técnicas y organizativas necesarias para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos facilitados.

La Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc se compromete a no vender, ceder ni compartir con terceros los datos recibidos en este sitio.

El usuario autoriza a La Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc para contactarlo telefónicamente, o bien para enviarle a la dirección de correo indicada en el formulario de registro, información comercial y/o aquella que considere de importancia para sus usuarios.

El usuario puede ser eliminado de la lista de contacto haciendo click en el enlace de opt out.

La Institución Universitaria Colegios de Colombia - Unicoc no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/ o conservación de datos, que no le sean directamente atribuibles como responsable del manejo de la información.

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ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones del mismo nivel que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase

Dado en Bogotá, D.C., a los dieciocho (18) días del mes de enero de dos mil veintiuno (2021).

HERNÁN ALEJANDRO OLANO GARCÍA

Rector